Rufübernahme

Rufübernahme beschreibt die Möglichkeit, eingehende Anrufe, die an eine Nebenstelle gerichtet sind, von anderen Mitgliedern der Übernahmegruppe übernehmen zu können. Die Einrichtung der Übernahmegruppen erfolgt über das Menü Rufverteilung►Rufübernahme. Die Tastenfolge zur Rufübernahme legen Sie im Menü Dienste►Rufnummern fest. Bei Telefonen, die die Funktion „Besetztlampenfeld“ (BLF) bieten, stellen sich Anrufe als blinkende Taste dar, u.U. wird auch der Anrufer im Display angezeigt. Durch einen Druck auf die Taste wird dann die Rufübernahme ausgeführt. Diese Funktion kann auch losgelöst von Übernahmegruppen genutzt werden (s.u.).

Wählen Sie das Icon , um eine neue Übernahmegruppe einzurichten. Es erscheint der in der rechten Abbildung dargestellte Dialog. Vergeben Sie einen Gruppennamen, der Ihnen anschließend zur Identifikation dient (z.B. „Vertrieb“ oder „Raum E.123“). Zusätzlich können Sie noch eine Beschreibung hinterlegen.

Nach einem Klick auf „ Anlegen“ erweitert sich der Dialog, so dass Sie Anwender Ihrer Telefonanlage als Gruppenmitglieder auswählen können. Wenn an Telefonen die BLF Funktion genutzt wird, können diese je nach Konfiguration auch Informationen zum Anrufer anzeigen, was nicht immer gewünscht ist. Die systemweite Vorgabe dazu stellen Sie unter Telefone►Einstellungen „Anrufer während BLF anzeigen“ ein. Die gleichnamige Einstellung in diesem Dialog dient dazu, für diese Gruppe ein abweichendes Verhalten einzustellen.

Mit einem Klick auf das Icon gelangen Sie in die Übersicht, die Ihnen jetzt die neue Gruppe mit den zugehörigen Nebenstellen zeigt. Sobald Sie mindestens eine Gruppe konfiguriert haben, steht Ihnen bei der Einrichtung der Anwender die Möglichkeit offen, die Gruppe festzulegen.

Die Funktion „Besetztlampenfeld“ (BLF) von Telefonen ist normalerweise an die Gruppenmitgliedschaft gebunden. Sie können jedoch auch die BLF-Funktion der Telefone von der Gruppenmitgliedschaft entkoppeln. Wählen Sie dazu die entsprechende Option im Berech „Besetztlampenfeld“ des Dialogs. Das ist in Situationen, wo z.B. innerhalb eines Büros durch den Übernahmecode eine Rufübernahme stattfinden soll und zusätzlich der Status von Teilnehmern außerhalb der Gruppe am Telefon per BLF sichtbar sein soll (inklusive der Nutzung von „Pickup“) erforderlich.

Im unteren Bereich des Dialogs können Sie Optionen bei der Übernahme mittels BLF konfigurieren. Im Normalfall wird per BLF angezeigt, ob die Nebenstelle frei ist, ein Anruf eingeht oder telefoniert wird. So kann z.B. die Assistenz sehen, ob der Chef gerade telefoniert, bevor Sie versucht, ein Gespräch dorthin durch zustellen. In einem kleinen Team ist es aber unter Umständen nicht gewünscht, das Anrufverhalten zu kontrollieren. In diesen Fällen soll nur ein laufender Anruf angezeigt werden, um diesen per Knopfdruck zu übernehmen. Dazu dienen die beiden Optionen im unteren Bereich des Dialogs.