Profile

Mit einem Profil können externe Anrufe an eine oder mehrere Nebenstellen (Anwender, Warteschlangen, Sprachmenüs, Klingelgruppen, etc) zu einem Ziel umgeleitet werden. Ein Profil kann zeitgesteuert oder manuell ein und ausgeschaltet werden. Auch eine Kombination ist möglich.

So können während Betriebsferien alle Anrufe auf eine Ansage oder eine Voicemail geleitet werden, ohne dass dies für jede Nebenstelle einzeln eingestellt werden muss. Oder zum Feierabend schaltet der letzte Mitarbeiter die Umleitung für alle bis auf die Hotline auf eine Ansage. Der erste am Morgen schaltet das Profil wieder aus.

Es können mehrere Profile angelegt und aktiviert werden. Ein Profil kann zeitgesteuert oder manuell vom Administrator sowie über die Telefon-Funkion „Profile“ oder „Profil-LED“ ein- und ausgeschaltet werden.

Profile wirken ausschließlich für Anrufe von außen. Die Prüfung darauf findet vor allen anderen Umleitungen statt.

Die Einstellung der Profile rufen Sie durch einen Klick auf das Icon im Menü Rufverteilung►Umleitungen auf. Wenn ein oder mehrere Profile aktiv sind, erscheint in der Übersicht ein entsprechender Hinweis mit einem Link, der ebenfalls zu den Einstellungen der Profile führt (Abbildung rechts).

Um ein neues Profil zu erstellen, klicken Sie in der Übersicht (linke Abbildung) auf das Icon . Sie gelangen so zu der rechts dargestellten Ansicht.

Wählen Sie einen Namen für das Profil und legen Sie das Ziel fest. Dann klicken Sie auf „Anlegen“. Damit erweitert sich die Ansicht um die Zeile „Aktueller Zustand“.

Als Beispiel ist hier das Profil „Nachtschaltung angelegt“ angelegt. Die Umleitung erfolgt auf die Nebenstelle „567“. Wählen Sie jetzt noch die umzuleitenden Nebenstellen aus, z.B. indem Sie das Icon anklicken, um alle Nebenstellen auszuwählen. Durch Speichern gelangen Sie wieder in die Übersicht.

Der Link in der Spalte „Zustand“ (linke Abbildung) zeigt den aktuellen Zustand des Profils an. Über den Link kann der Zustand jeweils gewechselt werden (rechts).

Das so angelegt Profil kann vom Administrator sowie von Telefonen mit den Funktionstasten „Profile“ oder „Profil LED“ ein- und ausgeschaltet werden.

Ein aktives Profil wird bei den betroffenen umgeleiteten Nebenstellen im Telefondisplay angezeigt, sofern dies vorgesehen ist. Sehen Sie dazu die Einstellung „Statusanzeige Rufumleitungen“ im Menü Telefone►Einstellungen.

Profil leitet auf Voicemail um

Sollen die Gespräche durch das Profil auf eine Voicemail oder Ansage geleitet werden, so benötigen Sie einen Anwender, der permanent auf seine Voicemail umleitet, in unserem Beispiel wäre das der Anwender mit der Nebenstelle „567“. Sollen die individuellen Ansagen der umgeleiteten Nebenstellen verwendet werden, so aktivieren Sie die Checkbox „Verwendung der eigenen Voicemail“.
Beispiel: Ein Profil leitet Anrufe einiger Nebenstellen auf „567“. Dort ist eine Umleitung auf die Mailbox aktiv. Externe Anrufer an z.B. „123“ werden auf die Voicemail der Nebenstelle „567“ geleitet. Wenn Sie die Checkbox aktivieren wird ein Anruf an „123“ auf die Mailbox von „123“ geleitet.

Zeitsteuerung

Über die Icons (Neues Zeitfenster), (Zeitfenster bearbeiten) und (Zeitfenster löschen) können Sie Zeitfenster für das Profil konfigurieren. Wenn Sie ein Zeitfenster für ein Profil festlegen, müssen Sie anders als bei der manuellen Aktivierung ein Ziel festlegen.

Links sehen Sie ein Beispiel für ein Zeitprofil mit einem Zeitfenster.

Rechts sehen Sie die Übersicht mit einigen Profilen. Das Zeitprofil „Nachtschaltung“ ist aktiviert und sorgt im Zeitraum „Feierabend“ für eine Umleitung der angegebenen Nebenstellen auf die Nebenstelle „567“. Das Zeitprofil „Pause“ verfügt über keinen Zeitraum und wird bei Bedarf von einem Telefon aus ein- und ausgeschaltet. Mit den Icons und kann die Reihenfolge der Profile verändert werden. Das ist besonders bei Zeitprofilen relevant, deren Zeitfenster überlappend sind (Beispiel Zeitfenster „Freitag“ und Zeitfenster „Feiertag“: Was passiert an einem Freitag, der auch Feiertag ist)?

Profile, die über ein Zeitfenster gesteuert werden, können vor dem Zeitpunkt über die genannten Telefon-Funktionen aktiviert und vor Ablauf des Zeitfensters vorzeitig deaktiviert werden.