Sprachmenüs

Die IPTAM^® PBX bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, Ihre Anrufer per Sprachmenü eine Vorauswahl zu ihrem Anliegen treffen zu lassen. Unter Rufverteilung►Srach­menues werden Ihnen die derzeit vorhandenen Sprachmenues angezeigt (siehe Abbildung links). Über das Icon können Sie neue Menüs hinzufügen.

Es öffnet sich dann die Maske zum Anlegen eines neuen Sprachmenüs (vgl. nächste Abbildung).

Im folgenden soll anhand eines einfachen Beispiels erläutert werden, wie Sprachmenüs auf­gebaut werden können:
Eine Firma vertreibt Geräte für den Gartenbau, die sich in die Produktgruppen „Kettensä­gen“, „Rasenmäher“ und „Heckenscheren“ aufteilen. Für jede dieser Produktgruppen gibt es einen anderen Ansprechpartner, wobei sich bei den Rasenmähern noch einmal eine Unter­scheidung zwischen elektrischen Rasenmähern und Rasenmähern mit Benzin­motoren er­gibt.

Ein Anrufer, der den Vertrieb dieser Firma anruft, soll mit der Ansage „Willkommen bei der Firma XY. Wünschen Sie Informationen über unsere Kettensägen so drücken Sie die 1, In­teressieren Sie sich für unsere Rasenmäher, drücken Sie die 2. Suchen Sie eine Hecken­schere, drücken Sie die 3.“ begrüßt werden. Nach Drücken der 1 soll der Anrufer zum Vertriebsmitarbeiter für Kettensägen durchgestellt werden, nach drücken der 3 zum Vertriebsmitarbeiter für Heckenscheren und nach drücken der 2 soll er zu einem weiteren Sprachmenü verbunden werden, in dem er zwischen elektrischen Rasenmähern und Rasenmähern mit Benzinmotor wählen kann. Hier soll er mit der Ansage „Drücken Sie die 1, um Informationen über unsere elektrischen Rasenmäher zu erhalten. Möchten Sie sich über unsere Rasenmäher mit Benzinmotor informieren, drücken Sie die 2“ begrüßt werden.

Wenn Sprachmenüs verschachtelt angelegt werden sollen, ist es empfehlenswert, mit der untersten Ebene zu beginnen. Legen Sie also zunächst das Sprachmenü für die Auswahl zwischen elektrischen und benzinbetriebenen Rasenmähern an.

Im Feld „Name“ geben Sie z.B. den Text „Rasenmäher“ ein. Als Beschreibung wählen Sie „Rasenmäher mit Elektro- oder Benzinmotor“. Nun können Sie das Sprachmenü einer Nebenstelle zuweisen. In unserem Beispiel weisen wir das Sprachmenü „Rasenmäher“ der Nebenstelle 996 zu. Wenn das Sprachmenü nur als Untermenü erreichbar sein soll, wie es hier der Fall ist, ist es nicht notwendig, ihm eine extern erreichbaren Nebenstelle zuzuweisen. Die Verwendung einer Nebenstelle mit „*“ ist also auch möglich und u.U. sinnvoll.

Klicken Sie auf den Button „ Anlegen“, um das Sprachmenü anzulegen. Es öffnet sich die Maske zur Konfiguration des Sprachmenüs (siehe nebenstehende Abbildung). Nun können Sie die oben beschriebene Ansage aufnehmen oder auf die Anlage als Audio-Datei laden.

Im Feld Timeout geben Sie ein, wie lange nach Abspielen der Ansage auf einen Tasten­druck des Anrufers gewartet werden soll. Nach Ablauf dieses Timeouts kann die Ansage wiederholt werden oder der Anrufer kann zu einer Nebenstelle durchgestellt werden. In unserem Beispiel wird der Anrufer zur Nebenstelle 111 weitergeleitet. Eine solche Weiterletung ist z.B. dann sinnvoll, wenn Anrufer Telefone benutzen, die keine DTMF Töne erzeugen können.

Abhängig von der Eingabe des Anrufers soll der Anruf zur Nebenstelle des Vertriebsbeauftragten für elektrische Rasenmäher oder zur Nebenstelle des Vertriebsmitarbeiters für benzinbetriebene Rasenmäher weitergeleitet werden. In unserem Beispiel erreichen wir den Spezialisten für elektrische Rasenmäher unter der Nebenstelle 100 und den Spe­zialisten für Benzinmäher unter der Nebenstelle 200.

Um diese zwei Möglichkeiten zur Verfügung zu stellen, geben Sie nacheinander die jewei­lige Nebenstelle unter „Menüpunkte“ im Feld „Rufnummer wählen“ ein und ziehen das Feld auf den Block „Menüaufbau“, wo Sie es fallen lassen. Die Menüpunkte dort können per Drag-and-Drop auch umsortieren. Einen Menüpunkt können Sie durch ziehen nach links wieder entfernen.

Nachdem all diese Einstellungen vorgenommen sind, können die Einstellungen über den Button „ Speichern“ gesichert werden. Durch das Icon gelangen Sie zurück in die Auflistung vor­handener Sprachmenüs, in der nun das soeben konfigurierte Sprachmenü angezeigt wird.

Das Sprachmenü zur allgemeinen Produktauswahl wird nun analog angelegt. Als Kurzbe­zeichnung wählen Sie „Produktauswahl“, die Beschreibung lautet „Kettensägen, Rasenmä­her oder Heckenscheren“. Als Ansage nehmen Sie den Text „Willkommen bei der Firma XY. Wünschen Sie Informationen über unsere Kettensägen so drücken Sie die 1, Interessieren Sie sich für unsere Rasenmäher, drücken Sie die 2. Suchen Sie eine Heckenschere, drücken Sie die 3.“ auf.

Auch in diesem Menü stellen Sie den Timeout auf 20 Sekunden. Das Menü wird der Ruf­nummer 995 zugeordnet. Bei der Auswahl „1“ soll der Anrufer an den Spezialisten für Kettensägen unter der Durchwahl 980 weitergeleitet werden. Bei der Auswahl „2“ soll der An­rufer den Spezialisten für Heckenscheren unter der Durchwahl 981 erreichen. Bei Eingabe der „3“ soll die Weiterleitung zum Sprachmenü „Rasenmäher“ erfolgen. Die entsprechende Konfiguration ist in der letzten Abbildung dargestellt.

Unter „Menüpunkte“ sehen Sie im Feld „Verfügbar“ die Liste aller bereits angelegten Sprachmenüs. In unserem Fall gibt es bisher einen Eintrag mit der Bezeichnung „Rasenmä­her“. Diesen Menüpunkt können analog zu dem ausgefüllten Textfeld nach rechts in den Menüaufbau verschieben.

Links sehen Sie das Resultat. Sie können die Sprachmenüs in Ihrer IPTAM^® PBX beliebig tief verschachteln. Versetzen Sie sich aber ggf. in die Lage eines Anrufers.