Klingelgruppen
Klingelgruppen bieten Ihnen die Möglichkeit, eingehende Anrufe bei mehreren Teilnehmern gleichzeitig zu signalisieren. Ein eingehender Anruf kann von jedem Mitglied der Gruppe wie ein eigenes Gespräch entgegengenommen werden. Die Abbildung zeigt das Menü Rufverteilung►Klingelgruppen.Klicken Sie auf das Icon, um eine neue Klingelgruppe anzulegen. Es öffnet sich die Maske zur Konfiguration einer neuen Klingelgruppe, die in der Abbildung rechts zu sehen ist.
Im Feld „Name“ legen Sie einen Namen fest, unter dem Sie die Klingelgruppe in Ihrer Telefonanlage identifizieren wollen. Im Feld „Beschreibung“ können Sie darüber hinaus Erläuterungen zu der Klingelgruppe hinterlegen. Bei „Nebenstelle“ geben Sie eine bisher freie Rufnummer ein, unter der die Klingelgruppe erreichbar ist Die Mitglieder der Klingelgruppe legen Sie fest, nachdem Sie die Grundeinstellungen vorgenommen haben.
Überlaufverhalten
Wie für jede Nebenstelle können Sie auch für eine Klingelgruppe festlegen, wohin ein Anruf weitergeleitet werden soll, wenn kein Mitglied der Gruppe das Gespräch annimmt bzw. wenn alle Mitglieder gerade im Gespräch sind. Diese Einstellungen nehmen Sie im Abschnitt „Überlaufverhalten“ vor. Möchten Sie Anrufe umleiten, so dass diese gar nicht erst in der Gruppe signalisiert werden, nutzen Sie dafür die Gruppenumleitungen, die auch vom Telefon aus gesteuert werden können. Eine weitere Alternative sind Zeitprofile (die ebenfalls manuell gesteuert werden können).Als Ziel für die Weiterleitung bei Nichterreichbarkeit oder bei Besetzt können neben internen Nebenstellen auch andere Klingelgruppen, Warteschlangen, Sprachmenüs oder externe Rufnummern eingerichtet werden.
Durch einen Klick auf den Button „ Anlegen“ sichern Sie die Einstellungen. Die Maske zur Einrichtung der Klingelgruppe erweitert sich daraufhin um die Auswahl der Mitglieder (siehe Abbildung links) und weiterer Optionen.
Anklopfen
Sie können einstellen, ob ein Mitglied einer Klingelgruppe eine Signalisierung für einen eingehenden Anruf erhalten soll, während er ein Telefonat führt. Setzen Sie in diesem Fall das Häkchen „Anklopfen zulassen“.Anzeige bei Teilnehmern
Wählen Sie hier aus, ob den Mitgliedern der Klingelgruppe der ursprüngliche Anrufer oder die Klingelgruppe im Display seines Telefons angezeigt werden soll. Die Einstellung „Klingelgruppe“ hilft dem Mitglied zu unterscheiden, ob ein eingehender Anruf an seine direkte Nebenstelle oder an die Klingelgruppe geht. Dafür kann er bei dieser Einstellung die Rufnummer (oder den Namen, falls dieser im Telefonbuch der IPTAM® PBX hinterlegt ist) des Anrufers während des Rufaufbaus nicht sehen. Sobald ein Mitglied der Klingelgruppe ein Gespräch angenommen hat, wird ihm der Anrufer angezeigt. Tipp
Eine Unterscheidung zwischen Anrufern an eine Klingelgruppe und anderen Anrufern kann auch über unterscheidbare Klingeltöne realisiert werden.
Anlegen der Mitglieder
Im Auswahlfeld „Anwender“ werden Ihnen alle in der Telefonanlage eingerichteten Anwender aufgelistet. Treffen Sie Ihre Auswahl in einer der beiden Listen „Anwender“ und „Mitglieder“ übernehmen Sie die Auswahl über die Buttons und . Als Mitglieder in einer Klingelgruppe können auch externe Ziele oder interne Rufnummern fungieren. Tragen Sie dazu die jeweilige Rufnummer in das Textfeld „Teilnehmer“ ein und klicken Sie auf den Button .Bei Mitgliedern der Klingelgruppe, die über die Rufnummer eingebunden werden kann nicht ausgeschlossen werden, dass z.B. die Mailbox eines Mobiltelefons den Anruf annimmt. Um solche ungewollten Szenarien zu vermeiden, kann aus der Ausklappbox eine Anrufbeantwortererkennung aktiviert werden. Dabei gibt es drei Optionen:
- Keine Erkennung: Ein Anruf an eine Klingelgruppe kann versehentlich durch die Mailbox eines Telefons oder auch die Nichterreichbarkeitsansage eines Providers abgefangen werden. Wählen Sie diese Option nur, wenn keine Mailbox aktiv ist und keine Ansagen erfolgen können.
- Manuell: Bei Rufannahme an einem Mobiltelefon erklingt ein Signalton. Wenn dieser innerhalb von wenigen Sekunden durch einen beliebigen Tastendruck quittiert wird, erfolgt die Rufannahme.
- Automatisch: Die IPTAM® PBX versucht anhand der Ansage einen Anrufbeantworter zu erkennen (Anzahl Worte, Dauer). Wenn ein Anrufbeantworter ausgeschlossen werden kann wird der Anruf angenommen. Achtung: Der Anrufer hat bis jetzt noch nichts gehört.
Neben den fest zugewiesenen Abfrageplätzen, können sie Ihrer Klingelgruppe auch dynamisch Mitglieder hinzufügen. Hierzu legen Sie eine Tastenfolge fest, mit der sich Mitarbeiter als Mitglieder für die Klingelgruppe ein- bzw. austragen können. Einige Telefonmodelle bieten die Möglichkeit einer An- und Abmeldung mit einem Kopfdruck (Siehe Telefonkonfiguration, Funktion „Agent“). Setzten Sie in diesem Fall das Häkchen in der betreffenden Checkbox. Sie können dann auf die Rufnummern verzichten.
Sie können auch von ausserhalb Abfrageplätze dynamisch hinzufügen. Die entsprechende Checkbox „Externe Einwahl erlaubt“ wird Ihnen nur angeboten, wenn Sie die Funktion Einwahl konfiguriert haben. Setzen Sie die Checkbox und vergeben Sie eine PIN zum Schutz vor Missbrauch. Anrufer, die die Einwahlfunktion nutzen und die Rufnummer zum An- oder Abmelden eingeben, authentifizieren sich mit der PIN und können so wie fest eingetragene externe Teilnehmer Teil der Klingelgruppe werden.
Die Checkbox „Automatisches Abmelden“ erlaubt es einen Zeitpunkt festzulegen, zu dem alle dynamisch angemeldeten Teilnehmer abgemeldet werden.
Nachdem Sie die Mitglieder der Klingelgruppe festgelegt haben, sichern Sie Ihre Einstellungen über den Button „Speichern“.
Über den Icon gelangen Sie wieder zur Übersicht der in der IPTAM® PBX eingerichteten Klingelgruppen (siehe Abbildung rechts).
Anwender der IPTAM® PBX können Mitglieder in mehreren Klingelgruppen sein. Im Beispiel in der Abbildung ist die Nebenstelle „209“ gleichzeitig Mitglied der Klingelgruppen „Support“ und „Gruppe-1“. Aktuell dynamisch angemeldete Mitglieder werden ebenfalls aufgelistet (Im Beispiel 245).