Fax-Versand unter MS-Windows

Der in der IPTAM^® PBX integrierte Fax-Server HylaFAX ist eine Client-Server-Anwendung. Für den Fax-Versand benötigen Sie daher eine Client-Applikation, die auf Ihren Desktop-Systemen installiert wird. Auf der Projektseite von HylaFAX finden Sie eine große Auswahl unterschiedlicher Programme für alle gängigen Betriebssysteme.

Wir stellen Ihnen hier exemplarisch zwei unterschiedliche Lösungen vor.

Inhalt dieses Artikels Winprint HylaFAX Reloaded HylaFAX-SendFAX von SWT

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Winprint HylaFAX Reloaded

Die unkompliziert zu nutzende Applikation „Winprint HylaFAX Reloaded“ ist für den Einsatz unter MS Windows XP, Vista, Windows 7, 8 oder 10 sowohl in 32- als auch in 64-Bit Umgebungen einsetzbar.

Installation

Nach dem Download der Software „Winprint HylaFAX Reloaded“ von der Homepage bei Sourceforge starten Sie das heruntergeladene Setup-Programm und folgen Sie den Anweisungen. Sie wählen die Sprache, starten den Installationsvorgang, bestätigen die Nutzungsbedingungen, wählen den Installationsort und schließen die Installation ab.

Starten Sie nun das Programm und klicken Sie auf den Button „Konfigurieren“. Tragen Sie bei „HylaFAX Server-Adresse“ die IP-Adresse Ihrer IPTAM^® PBX ein. Bei „Benutzername“ tragen Sie den Account der Fax-Nebenstelle ein. Das zugehörige Client-Passwort tragen Sie bei „Passwort“ ein.

Die Einstellung „Benachrichtigung“ regelt den Umfang der Benachrichtigungen. Sie hat jedoch nur Einfluss, wenn in der Fax-Nebenstelle die Einstellung für die Benachrichtigung auf „Vorgabe Fax-Client“ eingestellt ist. Andernfalls gilt die Einstellung in der Telefonanlage.

Die Einstellung „Wahlversuche“ legt fest, wie viele Sendeversuche unternommen werden sollen. Sie hat jedoch nur Einfluss, wenn die Einstellung „Sendeversuche“ in der Telefonanlage unter Fax►Vorgabe auf „Vorgabe Client“ eingestellt ist.

Die Seitengröße sollten Sie auf „A4“ einstellen.

Speichern Sie die Einstellungen durch Klicken auf „OK“.

Nutzung des Fax-Druckers

Wenn Sie aus einer beliebigen Anwendung heraus ein Dokument als Fax verschicken wollen, wählen Sie im Druck-Dialog einfach den eingerichteten Fax-Drucker aus. Sie erkennen Ihn an dem bei der Installation vergebenen Namen. Es öffnet sich dann ein Dialog wie in der nebenstehenden Abbildung. Sie können einen Eintrag aus dem Adressbuch auswählen oder direkt eine Rufnummer eintragen. Die E-Mail Adresse können Sie leer lassen; die Telefonanlage verwendet dann die in der betreffenden Fax-Nebenstelle hinterlegte E-Mail Adresse für die Sendebestätigung. Eingegebene Rufnummern können in das Adressbuch übernommen werden.

Beachten Sie bei den Rufnummern, ob Sie je nach Einstellung des Fax-Servers eine Amtsholung mit verwenden müssen.
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HylaFAX-SendFAX von SWT

Eine unkompliziert zu nutzende kommerzielle Lösung zum Fax-Versand unter Microsoft Windows ist die Lösung „HylaFAX-SendFAX des Herstellers SWT. Für den Einsatz an der IPTAM^® PBX sind die Produkte „HylaFAX-SendFAX für Windows 7 / 8 / 10 / 11“ und „HylaFAX-SendFAX Windows TS 2008 / 2008R2 / 2012 / 2016 / 2019 / 2022“ geeignet. Die „Professional“-Varianten bieten Funktionen, die von der IPTAM^® PBX nicht unterstützt werden. Die Software steht für Testzwecke 30 Tage kostenfrei zur Verfügung und kann später durch Aktivieren einer Lizenz dauerhaft genutzt werden. Die Software steht im Shop des Herstellers zur Verfügung.

Wir beschreiben hier exemplarisch die Installation der Software für den einzelnen PC. Die Installation für die Terminal-Server Version erfolgt analog.

Installation und Konfiguration

Nach dem Download der Software starten Sie das heruntergeladene Setup-Programm und folgen Sie den Anweisungen. Sie wählen die Sprache, starten den Installationsvorgang, bestätigen die Nutzungsbedingungen, wählen den Installationsort und schließen die Installation ab.

Der Einstellungsdialog, der später auch aus dem Startmenü über „HylaFAX-SendFAX/Einstellungen“ aufgerufen werden kann, erfordert Angaben in den ersten beiden Karteireitern. Sie sind in der linken und rechten Abbildung dargestellt. Im Reiter „Server“ (linke Abbildung) tragen Sie die IP-Adresse Ihrer IPTAM^® PBX IP-Telefonanlage ein. Der Port ist bereits korrekt vorbesetzt. In den Feldern darunter tragen Sie den Account sowie das Client-Passwort der Fax-Nebenstelle ein.

Im Reiter „Generell“ (rechte Abbildung) können Sie das Verhalten des Fax-Clients beeinflussen. Das Feld der „Benachrichtigungs E-Mail Adresse“ kann ignoriert werden, da hier die Einstellung der Fax-Nebenstelle greift. Gleiches gilt für den „Fax-Kopf“. Die Einstellungen zu den Wahlversuchen und dem Benachrichtigungsmodus haben nur Relevanz, wenn in den Einstellungen der Fax-Nebenstelle die Option „Vorgabe Fax-Client“ gesetzt ist. Unten auf der Seite können Sie noch das Verhalten im Betrieb beeinflussen („Verkürzten Assistenten verwenden“ und „Startbild ausschalten“). Die Seitengröße sollten Sie auf „A4“ einstellen.

Speichern Sie die Einstellungen durch Klicken auf „OK“.

Nutzung des Fax-Druckers

Die folgende Beschreibung bezieht sich auf den nicht verkürzten Fax-Vorgang (Einstellungen „Verkürzten Assistenten verwenden“ und „Startbild ausschalten“ sind deaktiviert).

Wenn Sie aus einer beliebigen Anwendung heraus ein Dokument als Fax verschicken wollen, wählen Sie im Druck-Dialog einfach den eingerichteten Fax-Drucker „HylaFAX-SendFAX"“aus (Abbildung links). Sie sehen dann zunächst den (deaktivierbaren) Startbildschirm.

Im nächsten Schritt (linke Abbildung) geben Sie die Zielrufnummer ein. Dazu steht auch ein Adressbuch zur Verfügung. Sie können das Fax auch an mehrere Ziele senden. Beachten Sie bei den Rufnummern, ob Sie je nach Einstellung des Fax-Servers eine Amtsholung mit verwenden müssen. Anschließend können Sie optional ein Deckblatt erstellen.

Im letzten Schritt kontrollieren Sie Ihre Eingaben, schauen Sie sich eine optionale Vorschau an, und starten Sie den Sendeprozess.