Rufumleitungen

Jeder Anwender Ihrer IPTAM^® PBX kann seine persönliche telefonische Erreichbarkeit durch unterschiedliche Umleitungen steuern (siehe dazu auch Abschnitt 3 „Rufumleitungen“ im Anwenderhandbuch). Darüber hinaus können Anrufe an Gruppen von Anrufern (Warteschlangen, Klingelgruppen) umgeleitet werden.

Der Administrator kann im Menü Rufverteilung ► Umleitungen eine Übersicht aller aktiven Umleitungen in der Telefonanlage einsehen sowie diese ändern oder neu konfigurieren. Neben den Umleitungen der Anwender werden auch die Weiterleitungen aus Warteschlangen und Klingelgruppen hier aufgelistet, so dass der Administrator an einer Stelle alle Umleitungen im Blick hat..

Formen der Umleitungen

Die IPTAM^® PBX verfügt über unterschiedliche Rufumleitungsszenarien. Die Umleitung leitet den Anrufer jeweils zu einer anderen Nebenstelle, einem externen Ziel, dem Anrufbeantworter des Anwenders oder zu einer Ansage. Es werden nur Anrufe umgeleitet, die direkt an einen Anwender gerichtet sind:

Permanente Umleitung

Alle an den betreffenden Anwender direkt gerichteten Anrufe werden unmittelbar zum eingestellten Ziel umgeleitet. Die permanente Umleitung kann auf ein bestimmtes Zeitfenster begrenzt werden, so dass die Umleitung nur innerhalb des Zeitfenster aktiv ist.

Umleitung bei Nichterreichbarkeit

Anrufe, die direkt an einen Anwender gerichtet sind, werden umgeleitet, wenn der Anwender nicht erreichbar ist. Nicht erreichbar ist ein Anwender, wenn das Telefon eine einstellbare Zeitspanne geklingelt hat, ohne dass der Anruf angenommen wurde, oder wenn der Anwender mit keinem Telefon an der Telefonanlage angemeldet ist.

Umleitung bei Besetzt

Anrufe werden zum eingestellten Ziel weiter geleitet, wenn der Anwender bereits ein Gespräch führt und der Zweitanruf („Anklopfen“) nicht aktiv ist. Den Zweitanruf steuert der Anwender über seine persönlichen Einstellungen (siehe Anwenderhandbuch) oder über ensprechend konfigurierte Tasten am Telefon (siehe („Einsatz von Schablonen zur Telefonkonfiguration“ und „Tastenkonfiguration“).

Umleitung unbekannter Anrufer

Anrufe von extern, die ohne eine Absenderrufnummer signalisiert werden (unterdrückte Rufnummer) können ebenfalls umgeleitet werden. Beachten Sie dazu auch die Priorität der Umleitungen, wenn eine permanente Umleitung und eine Umleitung unbekannter Anrufer aktiv ist.

Zurückleiten bei externen Umleitungen

Wenn bei einem Anwender Anrufe an ein externes Ziel umgeleitet werden (durch eine der anderen hier genannten Umleitungen) und das Gespräch am Ziel nicht angenommen wird, kann das Gespräch zur Voicemail oder zu einem neuen Ziel in der IPTAM PBX geleitet werden.

Bitte-nicht-stören-Funktion (Chef Assistenz Funktion)

Alle Anrufe werden an ein einstellbares Ziel weitergeleitet („Assistenz“). Anrufe von diesem Ziel sind von der Umleitung ausgenommen. Es handelt sich also um eine Rufumleitung mit Ausnahmen. Neben dem Umleitungsziel kann der Anwender weitere Anrufer zulassen, für die die Umleitung dann ebenfalls nicht gilt.

Gruppenumleitungen

Die oben genannten Umleitungen sind je Anwender einzustellen und betreffen Anrufe, die direkt an einen Anwender gerichtet sind. Für Anrufe an Klingelgruppen oder Warteschlangen gelten sie nicht.

Für Anrufe an Gruppen von Anwendern (Warteschlangen, Klingelgruppen) gibt es zwei Fälle zu unterscheiden:

• Anrufer gelangen gar nicht in die betreffende Gruppe, sondern werden zu einem anderen Ziel geleitet (ähnlich der „permanenten Umleitung“ bei einem Anwender)
• Anrufer gelangen in die Gruppe und es kommt zu einem Abwurf. Dies kann durch Überschreitung der maximalen Wartezeit passieren oder durch eine „Besetzt“-Situation.

Administration der Rufumleitungen

Im Menü Rufverteilung ► Umleitungen erhält der Administrator eine Übersicht, wie Sie sie in der nebenstehenden Abbildung sehen. Die Liste enthält alle zur Zeit aktiven Umleitungen von Anwendern oder Gruppen. Die Rolle der Zentrale (aus Dienste ► Zentrale) wird der Übersichtlichkeit halber auch mit aufgeführt obwohl es sich hierbei streng genommen nicht um eine Umleitung handelt.

Durch einen Klick auf gelangen Sie zum nebenstehendem Dialog, in dem Sie den Anwender oder die Gruppe sowie die Art der Umleitung auswählen können, die Sie neu einrichten möchten. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, erweitert sich der Dialog, so dass Sie die betreffende Umleitung konfigurieren können. Der gleiche Dialog wird auch erreicht, wenn sie auf den Button zum Bearbeiten einer bestehenden Umleitung klicken.

Rufumleitungen von Anwendern

Die Abbildungen zeigen die unterschiedlichen Dialoge zu den oben genannten Szenarien. Bei der permanenten Umleitung können Sie die zeitliche Varianten einrichten, indem Sie auf den Button „Details“ klicken (Siehe dazu auch das Anwenderhandbuch, Abschnitt 3.1 Permanente Umleitung).

Die nebenstehende Abbildung zeigt die Übersicht der Umleitungen in einem System mit Anlagenanschluss. Sie sehen neben den Umleitungen des Anwenders „Hans Mustermann“ mit der Nebenstelle 150 auch die Weiterleitung der Zentrale (von außen über die Durchwahl „0“ zu erreichen) sowie Weiterleitungen aus einer Klingelgruppe und Warteschlange. Bei einem Klick auf den Button gelangen Sie zu dem betreffenden Dialog (Siehe die Beschreibungen von Klingelgruppen und Warteschlangen).

Gruppenumleitungen

Sie können Anrufe an eine Klingelgruppe oder Warteschlange umleiten, ohne dass der Anrufer die jeweilige Gruppe zunächst erreicht. Diese Funktion können Sie auch auf eine Taste am Telefon konfigurieren, so dass Sie mit einem Knopfdruck alle Anrufe statt in die Gruppe auf ein neues Ziel umleiten. Dies kann eine interne Nebenstelle oder eine externe Rufnummer sein. Wenn Sie alle Rufe auf eine Mailbox leiten möchten, verwenden Sie einen dafür eingerichteten Anwender, bei dem Sie die permanente Umleitung auf die Voicemail einrichten.

Klicken Sie zunächst auf . Sie sehen dann den oben beschriebenen Dialog. Durch Auswahl der betreffenden Gruppe erweitert sich der Dialog wie in der Abbildung rechts dargestellt. Tragen Sie die Rufnummer ein oder klicken Sie auf „Keine Umleitung“ und speichern Sie die Eingabe.

In der Übersicht wird Ihnen die neu eingerichtete Umleitung angezeigt. Da die Anrufe jetzt nicht mehr in die Klingelgruppe gelangen, sehen Sie die Weiterleitung „Nach 30 Sekunden“ nicht mehr.