Konferenz-Server einrichten

Die IPTAM^® PBX gibt Ihnen die Möglichkeit, so genannte „Konferenzräume“ einzurichten, in die sich mehrere Teilnehmer einwählen können, um so eine Telefonkonferenz durchzuführen. Es können sowohl externe als auch interne Teilnehmer an einer Konferenz teilnehmen. Die Verwaltung der Konferenzräume wird von einem Konferenz-Server übernommen, den Sie im Menü Dienste►Konferenzen einrichten. Die Abbildung zeigt die Maske zum Konfigurieren des Konferenzservers.

Geben sie zunächst eine Nebenstelle ein, unter der der Konferenzserver erreichbar sein soll. Wenn Sie Ihre IPTAM^® PBX an einem ISDN Anlagenanschluss oder an einem SIP-DDI Anschluss betreiben, ist die Nebenstelle auch gleichzeitig die Durchwahl, unter der der Konferenzserver von extern erreichbar ist. Falls Sie Ihre IPTAM^® PBX an einem ISDN Mehrgeräteanschluss betreiben, legen Sie im Auswahlfeld „Durchwahl (MSN)“ fest, unter welcher Rufnummer der Konferenzserver von extern zu erreichen ist.

Der erste Teilnehmer einer Konferenz hört so lange eine Wartemusik, bis sich ein weiterer Teilnehmer dort einwählt. Über das Auswahlfeld „Wartemusik“ können Sie festlegen, welche Wartemusik der Konferenzserver hierfür verwenden soll. Es kann nur eine Wartemusik für alle Konferenzräume verwendet werden.

Die Konferenzen finden in virtuellen Konferenzräumen statt. Die Konferenzräume werden vom Administrator angelegt. Neben den vom Administrator eingerichteten Konferenzen können auch Anwender Konferenzen einrichten, die dann auch moderiert werden können. Der oder die Moderatoren können Konferenzteilnehmer stumm schalten. Diese Konferenzen können auch aufgezeichnet werden (z.B. für Schulungen). Die Einstellungen dazu finden Sie im Anwenderhandbuch. Für die Nutzung der Anwenderkonferenzen kann der Administrator einem oder allen Anwendern die Berechtigung erteilen (siehe Einstellung „Konferenzräume einrichten durch“). Falls die Einstellung „Berechtigte Anwender“ gewählt wird, kann bei den Anwender unter TK-Anlage►Anwender die entsprechende Einstellung im Abschnitt „Status“ vorgenommen werden (siehe Abbildung rechts).

Nachdem Sie die Einstellungen für den Konferenzserver über den Button „Speichern“ gesichert haben, können Sie über das Icon einen Konferenzraum einrichten. Sie gelangen dann in die in der Abbildung dargestellte Eingabemaske.

Im Feld „Name“ geben Sie einen Namen für den Konferenzraum ein, um ihn später in der Übersicht der eingerichteten Konferenzräume identifizieren zu können. Jeder Konferenzraum erhält eine Konferenznummer die ein Teilnehmer über die Tastatur seines Telefons eingeben muss, um zur richtigen Konferenz weitergeleitet zu werden. Der Zugang zu den Konferenzräumen kann über einen PIN-Code gesichert werden. Wenn Sie bei der Einrichtung eines Konferenzraumes einen PIN-Code vergeben, so wird ein Teilnehmer der Konferenz nach der Eingabe der Konferenznummer aufgefordert, diesen PIN-Code einzugeben, bevor er den Zugang zum Konferenzraum erhält.

Konferenzräume können dauerhaft oder befristet eingerichtet werden. Sofern Sie einen Konferenzraum dauerhaft einrichten, kann er jederzeit genutzt werden.

Wenn Sie einen Konferenzraum nur befristet zur Verfügung stellen wollen, wählen Sie im Feld „Einrichtung“ die Auswahl. „Terminiert / Befristet“.

Der Dialog zur Einrichtung einer Telefonkonferenz erweitert sich dann wie in der Abbildung dargestellt und Sie können die Startzeit und Dauer der Telefonkonferenz festlegen.

Durch Klick auf den Button „Anlegen“ richten Sie die Telefonkonferenz ein und gelangen zurück zur Übersicht der eingerichteten Konferenzräume. Die Abbildung zeigt ein Beispiel, bei dem zwei Konferenzräume „Außendienst“ mit der Konferenznummer 111 und „Vertriebskonferenz“ mit der Konferenznummer 100 eingerichtet sind. Die Konferenz „Außendienst“ ist terminiert auf den 06. Aufust 2020 von 15:00 Uhr bis 16:00 Uhr. Außerhalb dieser Zeit ist die Konferenznummer 111 nicht erreichbar. Die Vertriebskonferenz ist dauerhaft eingerichtet, d.h. die Konferenznummer 100 ist jederzeit erreichbar. Der Konferenzserver ist in diesem Beispiel unter der Nebenstelle 777 erreichbar.

Über das Icon können Sie die Einstellungen zu den Konferenzräumen verändern. Über das Icon entfernen Sie den entsprechenden Konferenzraum.

Ein Teilnehmer einer Telefonkonferenz wählt die Nebenstelle „777“ des Konferenzservers. Er wird dann mit der Ansage „Bitte geben Sie Ihre Konferenznummer ein und drücken Sie die Raute Taste“ begrüßt. Sofern Sie für den Konferenzraum einen PIN-Code eingerichtet haben, erhält der Teilnehmer anschließend die Ansage „Bitte geben Sie die PIN ein, um an der Konferenz teilzunehmen“. Nach Eingabe der korrekten PIN wird er der Konferenz zugeschaltet. Ist für den Konferenzraum keine PIN vergeben, wird der Teilnehmer direkt der Konferenz zugeschaltet. Der erste Teilnehmer einer Konferenz erhält die Ansage „Sie sind momentan der einzige Teilnehmer dieser Konferenz“ und hört dann so lange die für den Konferenzserver eingestellte Wartemusik, bis sich ein weiterer Teilnehmer einwählt. Bei Einwahl weiterer Teilnehmer erhalten die bereits zugeschalteten Teilnehmer einen Aufmerksamkeitston bevor der neue Teilnehmer zugeschaltet wird.

Wenn Sie eine Konferenz für einen befristeten Zeitraum einrichten, bleibt diese für bereits eingewählte Teilnehmer auch über den Zeitraum hinaus aktiv. Solange noch Teilnehmer in der Konferenz aktiv sind, ist eine Einwahl möglich. Nachdem der letzte Teilnehmer aufgelegt hat und die Zeit abgelaufen ist, existiert der Konferenzraum nicht mehr.