Klingelgruppen

Klingelgruppen bieten Ihnen die Möglichkeit, eingehende Anrufe bei mehreren Teil­nehmern gleichzeitig zu signalisieren. Ein eingehender Anruf kann von jedem Mitglied der Gruppe wie ein eigenes Gespräch entgegengenommen werden. Die Abbildung zeigt das Menü Rufverteilung►Klingelgruppen.

Klicken Sie auf das Icon , um eine neue Klingelgruppe anzulegen. Es öffnet sich die Maske zur Konfiguration einer neuen Klingel­gruppe, die in der Abbildung rechts zu sehen ist.

Im Feld „Name“ legen Sie einen Namen fest, unter dem Sie die Klingelgruppe in Ihrer Telefonanlage identifizieren wollen. Im Feld „Beschreibung“ können Sie darüber hinaus Erläuterungen zu der Klingelgruppe hinterlegen. Bei „Nebenstelle“ geben Sie eine bisher freie Rufnummer ein, unter der die Klingelgruppe erreichbar ist. Die Mitglieder der Klingelgruppe legen Sie fest, nach­dem Sie die Grundeinstellungen vorgenommen haben.

Überlaufverhalten

Wie für jede Nebenstelle können Sie auch für eine Klingelgruppe festlegen, wohin ein An­ruf weitergeleitet werden soll, wenn kein Mitglied der Gruppe das Gespräch annimmt bzw. wenn alle Mitglieder gerade im Gespräch sind. Diese Einstellungen nehmen Sie im Abschnitt „Überlaufverhalten“ vor. Möchten Sie Anrufe umleiten, so dass diese gar nicht erst in der Gruppe signalisiert werden, nutzen Sie dafür die Gruppenumleitungen, die auch vom Telefon aus gesteuert werden können. Eine weitere Alternative sind Zeitprofile (die ebenfalls manuell gesteuert werden können).

Als Ziel für die Weiterleitung bei Nichterreichbarkeit oder bei Besetzt können neben inter­nen Nebenstellen auch andere Klingelgruppen, Warteschlangen, Sprachmenüs oder externe Rufnummern eingerichtet werden.

Durch einen Klick auf den Button „ Anlegen“ sichern Sie die Einstellungen. Die Maske zur Einrichtung der Klingelgruppe erweitert sich daraufhin um die Auswahl der Mitglieder (siehe Abbildung links) und weitere Optionen.

CLIP für ausgehende Rufe

In dem Feld „CLIP für ausgehende Rufe“ können Sie eine Rufnummer konfigurieren, die optional von den Mitgliedern der Klingelgruppe verwendet werden kann, wenn diese ausgehend telefonieren. So kann bei abgehenden Gesprächen die Rufnummer der Klingelgruppe oder eine Dienstrufnummer wie 0800 verwendet werden und der Agent der Klingelgruppe erscheint nicht mit seiner Nebenstelle als Anrufer. Die Konfiguration ist auf der Seite zur Wahl der Absenderrufnummer näher beschrieben.

Anklopfen

Sie können einstellen, ob ein Mitglied einer Klingelgruppe eine Signalisierung für einen eingehenden Anruf erhalten soll, während er ein Telefonat führt. Setzen Sie in diesem Fall das Häkchen „Anklopfen zulassen“.

DND-Zustand prüfen

Anrufe an Klingelgruppen läuten bei allen Mitgliedern der Klingelgruppe ohne Berücksichtigung von Umleitungen der Anwender. Mit der Option „DND-Zustand prüfen“ können Sie einstellen, dass Anwender, die die „Bitte-nicht-stören“-Funktion aktiviert haben von Anrufen an die Klingelgruppe ausgeschlossen werden.

Anzeige bei Teilnehmern

Wählen Sie hier aus, welche Information den Mitgliedern der Klingelgruppe während des Klingelns angezeigt werden soll. Dafür stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Anrufer: Im Display erscheint der Anrufer mit Rufnummer oder Namen aus dem Telefonbuch.
• Klingelgruppe: Der Name der Klingelgruppe wird angezeigt. Dies hilft dem Mitglied zu unterscheiden, ob ein eingehender Anruf an seine direkte Nebenstelle oder an die Klingelgruppe geht.
• [Nebenstelle] Anrufer: In eckigen Klammern erscheint die Nebenstelle der Klingelgruppe gefolgt von der Rufnummer bzw. dem Namen des Anrufers.
• [Klingelgruppe] Anrufer: In eckigen Klammern erscheint der Name der Klingelgruppe gefolgt von der Rufnummer bzw. dem Namen des Anrufers. Diese Einstellung führt bei langen Namen der Gruppe zu Problemen aufgrund der Displaygröße.

Sobald ein Mitglied der Klingelgruppe ein Gespräch angenommen hat, wird ihm der Anrufer angezeigt.

Anzeige bei externen Teilnehmern

Auch externe Rufnummern können als Mitglieder einer Klingelgruppe zum Einsatz kommen (s.u.). Bei den externen Teilnehmern wird je nach Einstellung die Rufnummer der Klingelgruppe oder die Rufnummer des Anrufers angezeigt. Letzteres setzt voraus, dass eine fremde Absenderrufnummer (CLIPnoScreening) verwendet werden kann (abhängig vom Provider).

Anlegen der Mitglieder

Im Auswahlfeld „Anwender“ werden Ihnen alle in der Tele­fonanlage eingerichteten Anwender aufgelistet. Treffen Sie Ihre Auswahl in einer der beiden Listen „Anwender“ oder „Mitglieder“ und übernehmen Sie die Auswahl über die Buttons und . Als Mitglieder in einer Klingelgruppe können auch externe Ziele oder interne Rufnummern fungieren. Tragen Sie dazu die jeweilige Rufnummer in das Textfeld „Teilnehmer“ ein und klicken Sie auf den Button .

Bei Mitgliedern der Klingelgruppe, die über die Rufnummer eingebunden werden kann nicht ausgeschlossen werden, dass z.B. die Mailbox eines Mobiltelefons den Anruf annimmt. Um solche ungewollten Szenarien zu vermeiden, kann aus der Ausklappbox eine Anrufbeantwortererkennung aktiviert werden. Dabei gibt es drei Optionen:

• Keine Erkennung: Ein Anruf an eine Klingelgruppe kann versehentlich durch die Mailbox eines Telefons oder auch die Nichterreichbarkeitsansage eines Providers abgefangen werden. Wählen Sie diese Option nur, wenn keine Mailbox aktiv ist und keine Ansagen erfolgen können.
• Manuell: Bei Rufannahme an einem Mobiltelefon erklingt ein Signalton. Wenn dieser innerhalb von wenigen Sekunden durch einen beliebigen Tastendruck quittiert wird, erfolgt die Rufannahme.
• Automatisch: Die IPTAM^® PBX versucht anhand der Ansage einen Anrufbeantworter zu erkennen (Anzahl Worte, Dauer). Wenn ein Anrufbeantworter ausgeschlossen werden kann wird der Anruf angenommen. Achtung: Der Anrufer hat bis jetzt noch nichts gehört.

Der Link „Schnellverwaltung Mitglieder“ erlaubt es Ihnen, Agenten der Klingelgruppe flexibel aus der Übersicht zu konfigurieren und auch die Auswahl berechtigten Anwender zu gestatten. Die Details sind im Abschnitt Schnellverwaltung der Mitglieder beschrieben.

Die Einstellung „Teams Clients einbeziehen“ erscheint nur, wenn Sie die Unterstützung für Microsoft Teams mit Direct Routing aktiviert haben. In diesem Fall können Sie wählen, ob die Anrufe an Mitglieder der Klingelgruppe deren Teams-Clients mit einbeziehen sollen. Das ist aus Gründen der Performance und der Auslastung der SIP-Verbindung zur Teams-Plattform bei großen Klingelgruppen nicht empfehlenswert.

Neben den fest zugewiesenen Abfrageplätzen, können sie Ihrer Klingelgruppe auch dynamisch Mitglieder hinzufügen. Hierzu legen Sie eine Tastenfolge fest, mit der sich Mitarbeiter als Mitglieder für die Klingelgruppe ein- bzw. austragen können. Einige Telefonmodelle bieten die Möglichkeit einer An- und Abmeldung mit einem Kopfdruck (Siehe Telefonkonfiguration, Funktion „Agent“). Setzten Sie in diesem Fall das Häkchen in der betreffenden Checkbox. Sie können dann auf die Rufnummern verzichten.

Sie können auch von außerhalb Abfrageplätze dynamisch hinzufügen. Die entsprechende Checkbox „Externe Einwahl erlaubt“ wird Ihnen nur angeboten, wenn Sie die Funktion Einwahl konfiguriert haben. Setzen Sie die Checkbox und vergeben Sie eine PIN zum Schutz vor Missbrauch. Anrufer, die die Einwahlfunktion nutzen und die Rufnummer zum An- oder Abmelden eingeben, authentifizieren sich mit der PIN und können so wie fest eingetragene externe Teilnehmer Teil der Klingelgruppe werden.

Die Checkbox „Automatisches Abmelden“ erlaubt es einen Zeitpunkt festzulegen, zu dem alle dynamisch angemeldeten Teilnehmer abgemeldet werden.

Nachdem Sie die Mitglieder der Klingelgruppe festgelegt haben, sichern Sie Ihre Einstel­lungen über den Button „Speichern“.

Über den Icon gelangen Sie wieder zur Übersicht der in der IPTAM^® PBX ein­gerichteten Klingelgruppen (siehe Abbildung rechts).

Anwender der IPTAM^® PBX können Mit­glieder in mehreren Klingelgruppen sein. Im Beispiel in der Abbildung ist die Nebenstelle „209“ gleichzeitig Mitglied der Klingelgruppen „Support“ und „Gruppe-1“. Aktuell dynamisch angemeldete Mitglieder werden ebenfalls aufgelistet (Im Beispiel 245).